Cách lên kế hoạch công việc cho ngày làm việc hiệu quả hơn

Một trong những công cụ tốt nhất để quản lý thời gian và năng suất tốt hơn là lập lịch trình hàng ngày. Lịch trình làm việc hiệu quả giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và ít có khả năng bỏ lỡ các sự kiện hoặc thời hạn. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách sắp xếp thời gian trong ngày của bạn đồng thời cung cấp một số công cụ và mẹo phổ biến để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Tại sao việc lên lịch cho ngày của bạn lại quan trọng?

Lên lịch trong ngày giúp bạn lập kế hoạch cho các hoạt động trong ngày để bạn có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả và hoàn thành mục tiêu của mình. Lịch trình hàng ngày có thể giúp bạn:

• Đặt mục tiêu thực tế. Lịch trình giúp bạn nhận thức được khả năng của mình và lượng thời gian bạn cần.
• Giữ tập trung. Bạn có nhiều khả năng tránh được sự gián đoạn và phiền nhiễu.
• Thiết lập sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Việc phân công công việc hiệu quả hơn sẽ tạo ra nhiều thời gian hơn cho những việc khác trong danh sách việc cần làm của bạn. Nếu bạn đưa các hoạt động cá nhân vào lịch trình của mình, bạn cũng có thể dành thời gian cho bản thân một cách có ý thức.

Cách lên lịch trình trong ngày hiệu quả

Chìa khóa để lập kế hoạch thành công trong ngày của bạn liên quan đến sự tập trung, thói quen và quản lý thời gian. Hãy làm theo năm bước sau để giúp việc lên lịch trong ngày của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả:

1. Hiểu động lực và phương pháp của bạn

Khi tạo và sử dụng lịch trình, trước tiên bạn cần hiểu bạn đang cố gắng làm gì, với ý nghĩa gì và mục đích gì. Giữ lịch trình sẽ giúp quản lý thời gian tốt hơn , từ đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong khi đáp ứng thời hạn, làm việc hiệu quả và đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống .

Về phương pháp, hãy chọn một công cụ lập lịch và sử dụng nó làm nơi duy nhất bạn theo dõi thói quen lập lịch hàng ngày của mình, có thể là công cụ lập kế hoạch hàng ngày hoặc ứng dụng lập lịch. Lịch kỹ thuật số hoặc chương trình đồng bộ hóa giữa điện thoại, máy tính và các thiết bị điện tử khác có thể hữu ích nếu bạn đi du lịch hoặc làm việc từ nhiều thiết bị. Cuộn xuống cuối bài viết này để biết danh sách các kỹ thuật lập kế hoạch thủ công.

2. Tạo thói quen buổi sáng

Kiểm soát lịch trình của bạn bằng cách bắt đầu ngày mới với thói quen buổi sáng giúp bạn tiếp thêm năng lượng và chuẩn bị cho ngày mới. Thức dậy đủ sớm để sẵn sàng cho ngày làm việc mà không phải vội vã hay căng thẳng. Hiểu rõ bạn cần bao nhiêu thời gian để ăn sáng, tập thể dục, mặc quần áo, kiểm tra email và đi đến nơi làm việc. Thực hiện theo một thói quen tương tự vào mỗi buổi sáng sẽ trở thành thói quen tạo nên một giai điệu tích cực cho ngày của bạn.

3. Sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ

Viết ra các nhiệm vụ của bạn mỗi ngày, sau đó sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên, sắp xếp chúng theo cách tối đa hóa cơ hội hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Để ưu tiên các mục trong lịch trình của bạn, hãy chọn số lượng nhiệm vụ lớn thực tế—không quá ba—mà bạn muốn hoặc cần hoàn thành trong ngày hôm đó. Giữ khối lượng công việc của bạn hợp lý để tạo cho bạn cơ hội tốt nhất để đạt được mục tiêu hàng ngày. Hãy đặt những nhiệm vụ quan trọng này lên đầu danh sách của bạn và sắp xếp phần còn lại trong lịch trình của bạn xung quanh chúng.

Đặt các hoạt động có mức độ ưu tiên cao, mang tính thử thách hoặc tốn thời gian vào đầu ngày khi bạn có khả năng làm việc hiệu quả nhất. Nếu bạn cảm thấy thiếu năng lượng và động lực vào giữa buổi chiều, hãy lên lịch cho những công việc có mức độ ưu tiên thấp hoặc duy trì, chẳng hạn như trả lời điện thoại hoặc nộp giấy tờ, vào thời điểm đó trong ngày.

4. Lên lịch nhiệm vụ

Lên lịch thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi nhiệm vụ dựa trên thời gian bạn dự kiến ​​thực hiện. Đánh giá quá cao lượng thời gian bạn dự định dành cho một hoạt động lên 25%. Ví dụ: nếu bạn cần hai giờ để hoàn thành một dự án, hãy dành hai tiếng rưỡi trong lịch trình hàng ngày của bạn. Thời gian bổ sung này đảm bảo bạn có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn, ngay cả khi xảy ra gián đoạn. Trong các hoạt động có mức độ ưu tiên cao, hãy tắt thông báo trên điện thoại và email hoặc đeo tai nghe chống ồn để tránh bị phân tâm khiến bạn không thể thực hiện được lịch trình.

Khi lên lịch công việc, hãy xem xét các yếu tố như thời gian đi lại và chuẩn bị. Lên lịch nghỉ giải lao và ăn uống cho chính mình. Đồng thời, hãy dành thời gian tùy ý để dành chỗ cho những điều bất ngờ trong ngày cho những sự kiện bất ngờ.

5. Đánh giá lại lịch trình của bạn

Vào cuối một ngày hoặc một tuần, hãy đánh giá lại lịch trình hàng ngày của bạn để tìm cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau để có thể lên kế hoạch chính xác hơn cho ngày của mình trong tương lai:

Các dự án có mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​không? Nếu một số dự án nhất định luôn mất nhiều thời gian hơn mức bạn cho phép trong lịch trình của mình, hãy biết dành thêm thời gian cho những hoạt động đó trong tương lai.
Bạn có đang sử dụng thời gian tùy ý của mình không? Nếu có những mục trong lịch trình mà bạn thường xuyên trì hoãn hoặc nếu bạn đang cho phép thời gian tùy ý mà bạn không sử dụng, bạn có thể muốn xem xét lại những gì diễn ra trong lịch trình hàng ngày của mình.

Bạn có thường xuyên bị chệch hướng bởi những điều bất ngờ không? Ngược lại, nếu bạn thấy mình thường xuyên bị trễ lịch trình do những việc xảy ra không theo kế hoạch trong ngày, có lẽ bạn cần nhường chỗ cho những khoản chưa được tính toán bằng cách ưu tiên thêm chúng vào lịch trình của mình. Ngay cả khi chúng là những sự kiện có vẻ tầm thường, việc thêm khoảng đệm cho các sự kiện lặp lại hoặc chỉ dành thời gian cho những sự kiện không mong đợi cũng có thể hữu ích.

Các loại lịch trình hàng ngày

Các chuyên gia đã phát triển nhiều kỹ thuật lập kế hoạch khác nhau tùy thuộc vào phong cách làm việc, chính sách văn phòng và tính cách của họ. Dưới đây là năm loại lịch trình hàng ngày:

Phương pháp chặn thời gian: Với kiểu lịch trình truyền thống này, bạn tự ấn định cho mình một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một nhiệm vụ. Bạn xác định trước những gì bạn muốn hoàn thành vào ngày hôm đó và ghi nó vào lịch của mình.

Kỹ thuật Pomodoro: Kỹ thuật lập kế hoạch này bao gồm việc làm việc chăm chỉ trong những khoảng thời gian ngắn, cường độ cao (thường là 25 phút) và sau đó nghỉ ngơi ngắn (khoảng năm phút). Bạn chọn một hoạt động và đặt hẹn giờ trong khi thực hiện nó, sau đó lặp lại quy trình này suốt cả ngày để luôn tập trung và làm việc hiệu quả.

Phương pháp 52-17: Biến thể của Kỹ thuật Pomodoro này hoạt động trong 52 phút và nghỉ trong 17 phút vì một số chuyên gia cho rằng việc tăng thời gian này đặc biệt hữu ích trong việc cải thiện sự tập trung và năng suất.

Phương pháp tập trung 90 phút: Loại bỏ quan niệm cho rằng cơ thể hoạt động theo “nhịp điệu siêu âm”, nơi sự chú ý của chúng ta có xu hướng đạt đến đỉnh điểm rồi cạn kiệt theo nhịp năng lượng tự nhiên suốt cả ngày, bạn làm việc trong 90 phút, nghỉ 20 phút rồi lặp lại .

Phương pháp ngủ nhiều giai đoạn: Lịch trình độc đáo này bao gồm việc chỉ ngủ ba tiếng rưỡi mỗi đêm nhưng ngủ trưa từ 20 đến 30 phút trong suốt cả ngày làm việc. Nó giúp bạn có nhiều thời gian hơn mỗi ngày để làm việc hiệu quả. Phương pháp này có thể hiệu quả đối với những người ngủ nhiều pha, nghĩa là họ ngủ trong những khoảng thời gian ngắn thay vì một khoảng thời gian dài vào ban đêm.

Ma trận quản lý thời gian Covey: Phương pháp này chia ngày thành các góc phần tư trong đó các nhiệm vụ được nhóm theo phần phù hợp, các mục cấp bách nhất sẽ nằm ở góc phần tư thứ nhất và các mục nhỏ hơn sẽ ở góc phần tư cuối cùng. Phương pháp này khẳng định nó vượt xa khả năng quản lý thời gian để hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, cho phép bạn loại bỏ hoàn toàn các mục không cần thiết khỏi lịch trình của mình, khi có thể.
Hãy thử nghiệm các phương pháp lập kế hoạch khác nhau để tìm ra một hoặc một sự kết hợp các kỹ thuật giúp bạn tối đa hóa năng suất của mình.

Lời khuyên để sắp xếp lịch trình trong ngày của bạn

Khi lần đầu tiên bắt đầu sắp xếp các công việc và mục tiêu hàng ngày của mình, việc có quá nhiều lựa chọn có thể khiến bạn choáng ngợp. Bất kể phương pháp bạn đã chọn là gì, những mẹo sau đây có thể giúp bạn kiểm soát các công việc trong ngày của mình. Khi giữ một lịch trình, hãy nhớ:

• Hãy biến nó thành một thói quen. Bắt đầu ngày mới với thói quen buổi sáng giống nhau hàng ngày, có thể là tập thể dục, thiền, đọc sách thư giãn hoặc bất cứ chế độ buổi sáng nào của bạn yêu cầu, sau đó sắp xếp lịch trình trong ngày của bạn. Lên kế hoạch cho ngày của bạn nên là một phần của thói quen này, bắt đầu mỗi ngày theo đúng kế hoạch.
• Điều chỉnh khi cần thiết. Nếu phương pháp lập kế hoạch hoặc thói quen hàng ngày hiện tại của bạn không hiệu quả, hãy điều chỉnh phương pháp của bạn.
• Tránh làm nhiều việc cùng một lúc. Người đa nhiệm có thể làm việc tốt dưới áp lực và là nguồn tài nguyên hữu ích trong nhiều lĩnh vực, nhưng đa nhiệm cũng trực tiếp phản đối sự tập trung và quản lý thời gian.
• Hãy chú ý đến thời gian. Hãy ý thức rằng tất cả những việc bạn làm đều cần có thời gian, cho dù bạn có đưa chúng vào lịch trình hay không. Bạn có biết bạn phải mất bao nhiêu thời gian để pha cà phê, đỗ xe trước khi nhân viên phục vụ đến hoặc chạy việc vặt không? Hãy dành thời gian cho chính mình nếu bạn không chắc chắn. Hãy chừa chỗ trống trong lịch trình của bạn.
• Ăn ếch. Các chuyên gia về năng suất thường trích dẫn câu nói của Mark Twain: “Nếu công việc của bạn là ăn một con ếch thì tốt nhất bạn nên làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng. Và nếu việc của bạn là ăn hai con ếch thì tốt nhất nên ăn con lớn nhất trước.” Hãy thực hiện những nhiệm vụ lớn hơn hoặc khó khăn hơn trước. Mọi người có xu hướng trì hoãn những thử thách nặng nề hơn và tập trung vào những gì dễ dàng hoặc thú vị, điều này theo thời gian có thể để lại sự hỗn loạn và các mục tiêu không đạt được. Hãy lên lịch cho ngày của bạn để vượt lên trước “con ếch”.

Modarlet 200mg - Modafinil

❎ Modafinil là loại thuốc tăng khả năng hoạt động của não bộ hợp pháp được FDA chấp nhận, giúp não độ của bạn sắc bén hơn, giải quyết công việc, học tập tốt hơn phổ biến nhất trên thế giới.

❎ Công dụng tăng cường trí nhớ, sự tập trung, sự sáng tạo, động lực làm việc, tăng cường khả năng ra quyết định hoặc khả năng điều hành ở những người dùng khỏe mạnh. Thuốc cũng giúp loại bỏ mệt mỏi tinh thần trong vài giờ.

❎ Modalert của Sun Pharma là Modafinil được tìm kiếm nhiều nhất, giá cả phải chăng nhất và chất lượng cao nhất trên thị trường.