Trong bài viết này, chúng tôi mô tả ý nghĩa của việc làm việc hiệu quả và cung cấp các tùy chọn về cách làm việc hiệu quả, bao gồm cách tổ chức bản thân, các mẹo về danh sách việc cần làm, các phương pháp để giảm thiểu sự phân tâm và căng thẳng cũng như giao tiếp tốt hơn.

Thế nào là làm việc hiệu quả?

Làm việc hiệu quả có nghĩa là tối đa hóa thời gian bạn dành cho công việc để bạn có năng suất khi cần thiết. Điều đó cũng có nghĩa là bạn sẽ không phải làm việc lâu hơn hoặc vất vả hơn để đạt được mục tiêu của mình. Những người làm việc hiệu quả không nhất thiết phải làm việc nhiều giờ hơn hoặc làm việc chăm chỉ cả ngày hơn đồng nghiệp của họ, họ chỉ cần hiểu rõ về cách họ làm việc và cách sắp xếp thời gian hiệu quả.

Lập kế hoạch và sắp xếp thời gian biểu trong ngày với khả năng tốt nhất của bạn để hoàn thành nhiệm vụ cần hoàn thành trong khi chăm sóc bản thân và mức độ căng thẳng của bạn là rất quan trọng, đặc biệt là đối với những người có nhiều việc phải làm mỗi ngày. Hầu hết mọi người không thể làm việc với tốc độ bận rộn với nỗ lực tối đa cho cả ngày làm việc, vì vậy việc tổ chức bản thân để làm việc hiệu quả có thể rất hữu ích.

Làm thế nào để làm việc hiệu quả?

Dưới đây là các mẹo bạn có thể sử dụng để học cách làm việc hiệu quả:

1. Lên danh sách việc cần làm

Lên danh sách công việc cần làm sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Khi các việc quan trọng được giải quyết bạn sẽ tiến hành triển khai các công việc còn lại mà không để bỏ sót bất cứ việc gì.

2. Tạo một thói quen

Cho dù bạn làm những công việc tương tự mỗi ngày hay bạn có nhiều công việc khác nhau hơn, việc tạo ra một thói quen có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và biết những gì mong đợi mỗi ngày.

Ví dụ: Nếu bạn phát hiện ra rằng bạn thường dành một giờ đầu tiên mỗi ngày để trả lời email hoặc thực hiện các công việc hành chính khác vì điều đó giúp bạn có được tâm trí hiệu quả hơn, bạn có thể quyết định lập kế hoạch cho đó là thời gian nhất định cho những công việc này. Sau đó, bạn không cần phải tự hỏi bạn sẽ bắt đầu với những gì.

3. Lên lịch cho nhiệm vụ của bạn

Khi bạn đang tạo một danh sách việc cần làm và hình thành một thói quen, bạn có thể thấy rằng đâu là khoảng thời gian tốt nhất trong ngày để bạn thực hiện những công việc key. Có lẽ bạn có thể thấy rằng ngày mai bạn có bốn giờ liên tục và ba giờ trong số đó rơi vào khoảng thời gian trong ngày mà bạn làm việc hiệu quả nhất.

Bạn có thể quyết định sắp xếp các công việc quan trọng nhất của mình trong ba giờ đó. Sau đó, bạn đang giảm thiểu những gián đoạn có thể khiến việc hoàn thành công việc trở nên khó khăn hơn và sử dụng những gì bạn biết về bản thân để tìm ra thời điểm thích hợp để hoàn thành các nhiệm vụ chính.

4. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Một điều có thể hữu ích khi sử dụng danh sách việc cần làm hoặc các phương pháp tổ chức khác để theo dõi các nhiệm vụ của bạn là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn. Để làm điều này, bạn có thể xếp hạng các nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng các con số hoặc bạn có thể nhóm các nhiệm vụ theo các danh mục như “khẩn cấp nhất”, “ít khẩn cấp hơn” và “không khẩn cấp”. Bạn cũng có thể sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ nỗ lực của chúng, mức độ tập trung của bạn và mức độ quan trọng của chúng. Bất cứ điều gì giúp bạn ưu tiên trách nhiệm của mình tốt nhất đều có thể hữu ích.

Nếu bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình, nó có thể giúp bạn quyết định những hạng mục hạn chế nào thuộc danh sách việc cần làm của bạn và cách sắp xếp công việc của bạn cho những nhiệm vụ đó. Đối với một số người, điều đó có thể có nghĩa là phải hoàn thành những nhiệm vụ khẩn cấp nhất trước, nhưng đối với những người khác, đó có thể là những nhiệm vụ khẩn cấp nhất khi bạn có thể tập trung vào chúng.

5. Tránh sao nhãng

Tránh bị phân tâm có thể làm cho giờ làm việc của bạn hiệu quả hơn. Sự phân tâm có thể là các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, mạng xã hội, tin nhắn không liên quan đến công việc và nhiều thứ khác gắn liền với điện thoại di động của bạn và Internet nói riêng. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng khi đang thực hiện một dự án khó hơn và cố gắng tập trung, bạn sẽ nghĩ đến những việc khác bạn cần làm hoặc muốn ghi nhớ. Bất cứ điều gì kéo bạn ra khỏi những gì bạn cần tập trung có thể là một điều khiến bạn mất tập trung, bao gồm cả công việc lẫn việc cá nhân.

Xu hướng của bạn có thể là dừng công việc đang làm để giải quyết công việc mới mà bạn vừa nghĩ ra, nhưng điều đó khiến dự án hiện tại của bạn mất nhiều thời gian hơn và không phải là cách làm việc hiệu quả nhất. Bạn có thể làm gì đó để giải quyết vấn đề này là tạo một danh sách phân tâm trên giấy, trên điện thoại hoặc trên máy tính của bạn. Bất cứ khi nào bạn nghĩ đến điều gì đó mà bạn muốn giải quyết nhưng không muốn làm gián đoạn công việc hiện tại của mình, bạn có thể thêm nó vào danh sách và giải quyết nó khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đang cố gắng tập trung.

6. Sử dụng lịch để sắp xếp thời gian làm việc

Nếu bạn có một lịch trình bận rộn với rất nhiều cuộc họp hoặc các yêu cầu khác về thời gian của bạn, có thể khó tìm được thời gian để thực hiện công việc bạn cần làm. Bạn có thể thấy hữu ích khi sắp xếp thời gian cho bản thân bằng cách sử dụng lịch để bàn. Điều này có thể nhắc nhở bạn về thời điểm bạn muốn tập trung vào một nhiệm vụ nhất định hoặc nó có thể chỉ chặn thời gian để những người khác có thể lên lịch cho bạn các cuộc họp trong thời gian đã đặt trước đó.

7. Hãy cẩn thận với đa nhiệm

Đa nhiệm có thể hữu ích trong một số tình huống, nhưng trong các tình huống khác, nó chỉ là một sự phân tâm. Hãy cẩn thận về thời điểm và cách thức bạn thực hiện đa nhiệm, vì vậy, bạn không mất nhiều thời gian để thực hiện hai tác vụ cùng một lúc hơn là chỉ thực hiện chúng một lúc. Đôi khi bạn có thể thực hiện đa nhiệm và thực sự có thể làm việc hiệu quả hơn, vì vậy bạn sẽ cần tìm ra cách nào hiệu quả nhất cho mình trong công việc.

Ví dụ: Bạn có thể thấy rằng bạn có thể lắng nghe cuộc thảo luận trong cuộc họp và hoàn thành một số nhiệm vụ khác cùng một lúc và điều này giúp bạn tiết kiệm một chút thời gian. Nhưng bạn cũng có thể thấy rằng bạn không thể làm việc trong một dự án quan trọng mà vẫn phân tâm sang các công việc khác. Hiểu điều gì phù hợp với bạn và điều gì tốt nhất cho nhiệm vụ hiện tại của bạn là điều quan trọng.

8. Thiết lập công việc ngày hôm sau của bạn

Đối với nhiều người, việc quyết định xem sẽ bắt đầu những gì khi bạn đến nơi làm việc có thể mất một khoảng thời gian. Bạn có thể cần tự tổ chức, tạo danh sách việc cần làm hoặc quyết định các nhiệm vụ ưu tiên của mình và việc này thường tốn thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn dành một chút thời gian vào cuối ngày làm việc để lên kế hoạch cho ngày hôm sau, điều đó có thể cho phép bạn bắt đầu làm việc ngay khi vừa đến nơi làm việc.

Ví dụ, khi bạn đã hoàn thành công việc trong ngày, bạn có thể biết rõ về những việc bạn cần làm vào ngày hôm sau. Bạn có thể tạo danh sách các ưu tiên và mục tiêu hàng đầu của mình cho ngày hôm sau, cũng như các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Bởi vì tất cả đều có vẻ mới mẻ hơn trong tâm trí bạn, có thể sẽ mất ít thời gian hơn để viết ra và chuẩn bị.

9. Đánh dấu sự tiến bộ của bạn

Một trong những cách tốt nhất để khuyến khích bản thân làm việc hiệu quả hơn là đánh dấu sự tiến bộ của bạn. Khi bạn đạt được những đầu việc trong ngày và hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể gạch bỏ chúng khỏi danh sách việc cần làm hoặc ghi nhận sự tiến bộ của mình theo những cách khác mà cảm thấy hữu ích. Nhận ra rằng bạn đã đạt được tiến bộ trong suốt ngày làm việc của mình có thể giúp bạn cảm thấy háo hức hơn để tiếp nhận nhiều hơn và giúp bạn đánh giá cao những thành quả mà bạn đã đạt được trong suốt cả ngày.

Ngoài ra, nếu bạn cần thông tin chi tiết về thành tích của mình để thảo luận trong buổi nói chuyện về đánh giá hiệu suất, khả năng tăng lương hoặc thậm chí là một công việc mới, bạn sẽ có một bản ghi để nhìn lại.

10. Giảm căng thẳng của bạn

Một cách tuyệt vời để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn là giảm căng thẳng. Điều này có thể khó khăn tùy thuộc vào công việc bạn làm, cuộc sống cá nhân và tính cách của bạn, nhưng tìm cách giảm căng thẳng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, cảm thấy hài lòng hơn với công việc và có thời gian thư giãn dễ dàng hơn khi bạn không ở công việc. Có nhiều cách để giảm căng thẳng, bao gồm chánh niệm, tập thể dục, nghỉ giải lao ngắn và nhiều cách chăm sóc bản thân khác. Tìm những gì phù hợp với bạn và sử dụng nó để giữ bình tĩnh trong suốt ngày làm việc của bạn.