Vậy làm thế nào để quản lý thời gian để hoàn thành nhiều việc hơn trong công việc? Để trả lời câu hỏi này, chúng ta có thể áp dụng 9 mẹo sau đây:

1. Lập danh sách công việc cần làm

Một trong những bước đầu tiên để quản lý thời gian là lập danh sách công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Calendar, Trello, Todoist hoặc giấy bút để ghi chép các nhiệm vụ của mình. Việc này sẽ giúp bạn có được một cái nhìn tổng quan về công việc, biết được những việc gì quan trọng và khẩn cấp, những việc gì có thể hoãn lại hoặc giao cho người khác.

2. Ưu tiên công việc theo ma trận Eisenhower

Sau khi lập danh sách công việc, bạn cần phải ưu tiên công việc theo ma trận Eisenhower1. Ma trận này chia công việc thành 4 loại: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp và không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn nên làm ngay những công việc thuộc loại đầu tiên, lên kế hoạch cho những công việc thuộc loại thứ hai, giao phó cho người khác những công việc thuộc loại thứ ba và loại bỏ những công việc thuộc loại cuối cùng.

3. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro2 là một phương pháp quản lý thời gian rất phổ biến và hiệu quả. Nó dựa trên ý tưởng rằng chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn khi chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian ngắn và tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong mỗi khoảng thời gian đó. Bạn có thể áp dụng kỹ thuật này bằng cách sử dụng một đồng hồ báo thức hoặc một ứng dụng như Tomato Timer3. Cách làm như sau:

• Chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành.
• Đặt đồng hồ báo thức trong 25 phút và bắt đầu làm việc.
• Khi đồng hồ báo thức, dừng lại và nghỉ ngơi trong 5 phút.
• Lặp lại bước 2 và 3 cho đến khi hoàn thành 4 lần (tức là 100 phút làm việc).
• Sau đó, nghỉ ngơi trong 15-30 phút trước khi bắt đầu một chu kỳ mới.

4. Hạn chế sự xao nhãng

Một trong những nguyên nhân khiến chúng ta không quản lý được thời gian là sự xao nhãng. Sự xao nhãng có thể là do các yếu tố bên ngoài như tiếng ồn, điện thoại, email, mạng xã hội, hoặc do các yếu tố bên trong như lo lắng, chán nản, mệt mỏi. Để hạn chế sự xao nhãng, bạn có thể áp dụng một số cách sau:

• Tạo một môi trường làm việc yên tĩnh, thoải mái và gọn gàng.
• Tắt các thông báo không cần thiết trên điện thoại, máy tính hoặc các thiết bị khác.
• Lập lịch trả lời email hoặc kiểm tra mạng xã hội vào những thời điểm nhất định trong ngày, thay vì làm điều đó liên tục.
• Giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc tâm lý trước khi bắt tay vào công việc.
• Thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn hoặc tốn nhiều thời gian.

5. Học cách nói “không”

Một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng mà nhiều người thiếu sót là học cách nói “không”. Nhiều khi chúng ta cảm thấy khó từ chối khi được yêu cầu làm một việc gì đó, dù biết rằng việc đó sẽ làm phân tán thời gian và sức lực của mình. Tuy nhiên, nếu bạn muốn quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải biết cách từ chối những yêu cầu không liên quan, không cần thiết hoặc không phù hợp với mục tiêu của bạn. Bạn có thể áp dụng một số cách sau:

• Nói “không” một cách lịch sự, rõ ràng và kiên quyết.
• Giải thích lý do tại sao bạn không thể làm việc đó.
• Đề xuất một giải pháp thay thế hoặc một người khác có thể giúp được.
• Cảm ơn người yêu cầu đã tin tưởng và tôn trọng bạn.

6. Phân công và giao việc

Một kỹ năng quản lý thời gian khác mà bạn nên có là phân công và giao việc. Bạn không thể làm tất cả mọi việc một mình, đặc biệt khi bạn làm việc trong một nhóm hoặc dự án. Việc phân công và giao việc cho người khác sẽ giúp bạn giảm bớt áp lực, tận dụng được sức mạnh của tập thể và tạo ra kết quả tốt hơn. Bạn có thể áp dụng một số cách sau:

• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm hoặc dự án, để biết được ai là người phù hợp nhất để giao việc.
• Giao việc một cách rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Bạn nên nêu ra mục tiêu, nội dung, tiến độ, tiêu chí và phương thức kiểm tra của việc cần làm.
• Theo dõi và hỗ trợ quá trình làm việc của người khác. Bạn nên liên lạc thường xuyên, đưa ra những gợi ý, khuyến khích hoặc phản hồi kịp thời cho người khác.
• Nhận và đánh giá kết quả của việc đã giao. Bạn nên kiểm tra xem kết quả có đạt được mục tiêu, nội dung, tiến độ và tiêu chí đã đặt ra hay không. Bạn cũng nên khen ngợi hoặc chỉ ra những điểm cần cải thiện cho người khác.

7. Lập kế hoạch và tuân thủ lịch trình

Một kỹ năng quản lý thời gian khác mà bạn nên có là lập kế hoạch và tuân thủ lịch trình. Lập kế hoạch là quá trình xác định các bước cần làm để hoàn thành một công việc hoặc một dự án, bao gồm: phân chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ, xác định các nguồn lực và công cụ cần thiết, v.v. Tuân thủ lịch trình là quá trình thực hiện các bước đã lập kế hoạch một cách chính xác và kịp thời.

Lập kế hoạch và tuân thủ lịch trình giúp bạn có được một hướng dẫn chi tiết và rõ ràng cho công việc của mình. Nó cũng giúp bạn kiểm soát được tiến độ, chất lượng và hiệu quả của công việc. Nó cũng giúp bạn phát triển khả năng tổ chức, lên kế hoạch và tuân theo kỷ luật.

Để lập kế hoạch và tuân thủ lịch trình, bạn có thể áp dụng một số cách sau:

• Sử dụng các công cụ hoặc ứng dụng để lập kế hoạch và theo dõi lịch trình của công việc. Ví dụ: sử dụng Google Calendar, Trello, Todoist hoặc Asana để tạo ra các danh sách công việc, thiết lập các hạn chót, gán các nhiệm vụ cho người khác, nhắc nhở các công việc quan trọng, v.v.
• Sử dụng các nguyên tắc SMART để đặt ra các mục tiêu cho công việc. Các nguyên tắc SMART là: Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Liên quan) và Time-bound (Có giới hạn thời gian). Bạn nên đặt ra các mục tiêu theo các nguyên tắc này để có thể theo dõi và đánh giá được kết quả của công việc.
• Sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian như: kỹ thuật Pomodoro, kỹ thuật 80/20, kỹ thuật ứng phó với sự trì hoãn, v.v. để tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các kỹ thuật này trên internet hoặc qua các sách hay bài báo liên quan.

8. Học hỏi và cải tiến liên tục

Một kỹ năng quản lý thời gian khác mà bạn nên có là học hỏi và cải tiến liên tục. Học hỏi là quá trình tiếp thu và nâng cao các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến công việc của mình. Cải tiến liên tục là quá trình áp dụng những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm đã học để cải thiện chất lượng và hiệu quả của công việc.

Học hỏi và cải tiến liên tục giúp bạn có được một tư duy phát triển và sẵn sàng thích ứng với những thay đổi trong công việc. Nó cũng giúp bạn khắc phục được những sai lầm, thiếu sót hoặc khó khăn trong công việc. Nó cũng giúp bạn phát triển khả năng tự học, tự lập và tự tin trong công việc.

Để học hỏi và cải tiến liên tục, bạn có thể áp dụng một số cách sau:

• Đọc sách, báo, tạp chí hoặc các nguồn thông tin trực tuyến liên quan đến công việc của mình. Bạn nên chọn những nguồn thông tin uy tín, chất lượng và cập nhật để có được những kiến thức mới nhất và phù hợp nhất.
• Tham gia các khóa học, huấn luyện, workshop hoặc webinar về các chủ đề liên quan đến công việc của mình. Bạn nên chọn những khóa học có giảng viên chuyên môn, nội dung hấp dẫn và phương pháp giảng dạy hiệu quả để có được những kỹ năng thiết thực và áp dụng được.
• Tham gia các nhóm, cộng đồng hoặc mạng lưới liên quan đến công việc của mình. Bạn nên chọn những nhóm, cộng đồng hoặc mạng lưới có thành viên tích cực, nhiệt tình và chia sẻ để có được những kinh nghiệm, ý kiến và sự hỗ trợ từ người khác.
• Thực hành và áp dụng những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm đã học vào công việc của mình. Bạn nên thử nghiệm các phương pháp, công cụ hoặc giải pháp mới để xem kết quả và hiệu quả của chúng. Bạn cũng nên đánh giá và rút ra bài học từ những thành công và thất bại trong công việc.

9. Tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Một kỹ năng quản lý thời gian khác mà bạn nên có là tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là trạng thái mà bạn có thể đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của cả hai lĩnh vực này, mà không bị quá áp lực, căng thẳng hoặc mất đi sự hài lòng. Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống giúp bạn có được một cuộc sống khỏe mạnh, hạnh phúc và ý nghĩa.

Để tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, bạn có thể áp dụng một số cách sau:

• Xác định những giá trị, mục tiêu và ưu tiên của bạn trong cuộc sống. Bạn nên biết được những điều gì quan trọng và ý nghĩa với bạn, những điều gì bạn muốn đạt được và những điều gì bạn cần phải làm để đạt được chúng.
• Lập kế hoạch và phân bổ thời gian cho các hoạt động liên quan đến công việc và cuộc sống. Bạn nên chia ra các khung thời gian cho các hoạt động như: làm việc, học tập, nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân, gia đình, bạn bè, sở thích, v.v. Bạn cũng nên tuân thủ lịch trình đã lập và linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết.
• Tạo ra một thói quen làm việc hiệu quả và khoa học. Bạn nên áp dụng các kỹ năng quản lý thời gian đã nêu ở trên để làm việc một cách tập trung, năng suất và chất lượng. Bạn cũng nên tránh làm việc quá sức, quá giờ hoặc mang việc về nhà.
• Tạo ra một không gian sống thoải mái và hài hòa. Bạn nên chăm sóc bản thân bằng cách ăn uống đủ chất, ngủ đủ giấc, vận động thường xuyên và giải tỏa căng thẳng. Bạn cũng nên dành thời gian cho gia đình, bạn bè, sở thích hoặc những hoạt động mang lại niềm vui và ý nghĩa cho bạn.

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng và cần thiết cho việc học tập và làm việc của chúng ta. Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả sẽ giúp chúng ta làm được nhiều việc hơn, đạt được nhiều mục tiêu hơn và cân bằng được cuộc sống cá nhân và công việc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kỹ năng để quản lý thời gian một cách tốt nhất.